Datenschutz

Vincent & Marino Apartments GbR, vertreten durch Mojique Vincent Herrmann und Norman Marino Rugo, Bahnhofplatz 10, 76137 Karlsruhe.

E-Mail: info@vincent-marino.de

Bei Unterkünften eines anderen auf der Website genannten Vermieters verarbeitet der jeweilige, im Buchungsprozess und auf der Rechnung ausgewiesene Beherbergungsbetrieb die Buchungs- und Abrechnungsdaten als Verantwortlicher. V&M stellt hierfür die technische Buchungsoberfläche bereit.

Die Website wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, betrieben. Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser und Betriebssystem. Zweck sind sichere Auslieferung, Fehleranalyse und Abwehr von Angriffen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb. Server-Protokolle werden grundsätzlich nach spätestens 14 Tagen gelöscht, sofern ein sicherheitsrelevanter Vorfall keine längere Aufbewahrung erfordert.

Bei Verfügbarkeitsabfragen, Buchungen, Angeboten, Nachrichten und Support verarbeiten wir insbesondere Namen, Kontaktdaten, Reisezeitraum, Unterkunft, Gästezahl, Buchungsnummer, Nachrichteninhalt sowie Zahlungs- und Statusinformationen. Die Verarbeitung ist für vorvertragliche Maßnahmen und die Durchführung des Beherbergungsvertrags erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Buchungsdaten werden in unserem Verwaltungssystem Smoobu verarbeitet. Anbieter ist die Smoobu GmbH, Pappelallee 78/79, 10437 Berlin. Smoobu verarbeitet Gastdaten als Auftragsverarbeiter. Abhängig vom Buchungsweg werden die erforderlichen Daten außerdem an das jeweilige Buchungsportal und an den für die konkrete Unterkunft zuständigen Vermieter übermittelt.

Gastnachrichten können zur Formulierung und Priorisierung von Antworten über API-Dienste von Anthropic beziehungsweise OpenAI verarbeitet werden. Eine automatische Entscheidung über den Abschluss oder die Beendigung eines Beherbergungsvertrags findet dadurch nicht statt. Es werden nur die für die Bearbeitung erforderlichen Inhalte übermittelt.

Für Kartenzahlungen nutzen wir Stripe. Je nach gebuchter Unterkunft erfolgt die Zahlung an das in der Kasse ausgewiesene Stripe-Konto des jeweiligen Vermieters. Dabei werden Zahlungsbetrag, Buchungsbezug, Kontaktdaten und technische Transaktionsdaten an Stripe übermittelt. Vollständige Kartendaten werden nicht auf unserem Server gespeichert.

Die Verarbeitung ist zur Vertragserfüllung und Zahlungsabwicklung erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und Betrugsprävention. Stripe Payments Europe Limited und weitere Stripe-Gesellschaften können dabei je nach Verarbeitung als Auftragsverarbeiter oder eigene Verantwortliche tätig sein. Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung von Stripe.

Unser eigener Online-Check-in bereitet die Anreise vor. Wir verarbeiten den Namen der anreisenden Person, Staatsangehörigkeit, eine Kontaktmöglichkeit, Reisegruppe und Aufenthaltsdaten für Buchung, Hilfe und sicheren Zugang. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ein Gastkonto ist nicht erforderlich. Wenn Sie den digitalen Weg nicht nutzen können, kontaktieren Sie den Gastgeber.

Deutsche Staatsangehörige unterliegen nicht der besonderen Meldepflicht nach § 29 Abs. 2 BMG. In unserem eigenen Formular speichern wir bei ihnen keine Privatanschrift, kein Geburtsdatum und keine Ausweisnummer. Bei ausländischen Gästen werden diese Angaben zur Vorbereitung der gesetzlichen Anmeldung erhoben. Der Abschluss dieses Formulars ersetzt weder die Identitätsprüfung noch den unterschriebenen Meldeschein am Ankunftstag. Die betroffenen Personen und ausländischen Mitreisenden sind nach den Vorgaben der §§ 29 und 30 BMG im gesonderten Meldeverfahren zu erfassen; dafür gilt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Zwischenstände werden auf dem Server und, soweit Ihr Browser dies ermöglicht, zusätzlich verschlüsselt auf Ihrem Gerät gespeichert. Sie sind an Ihren persönlichen Gastlink gebunden. Nach erfolgreichem Abschluss wird der lokale Zwischenstand entfernt und der Serverentwurf durch einen Abschlussvermerk ohne Formulardaten ersetzt. Nicht abgeschlossene Entwürfe verfallen mit dem Gastlink, grundsätzlich drei Tage nach dem Abreisedatum; die serverseitige Löschprüfung läuft täglich. Abgelaufene lokale Zwischenstände werden beim erneuten Aufruf entfernt. Sie können gespeicherte Website-Daten auch selbst im Browser löschen.

Abgeschlossene Check-in-Datensätze einschließlich ihrer Versandaufträge werden mit AES-256-GCM auf unserem Server gespeichert. Derzeit werden sie ein Jahr ab Abreise aufbewahrt und anschließend täglich zur automatisierten Löschung geprüft; für ältere Datensätze ohne Abreisedatum gilt eine technische Frist von 15 Monaten ab Erfassung. Die einjährige Frist für operative Angaben deutscher Gäste ist keine gesetzliche Meldescheinpflicht. Gesetzliche Meldescheine müssen nach § 30 Abs. 4 BMG ein Jahr ab Abreise aufbewahrt und innerhalb der folgenden drei Monate vernichtet werden. Behörden erhalten Daten nur im gesetzlich vorgesehenen Umfang.

Aus einem abgeschlossenen Online-Check-in übernehmen wir zusätzlich ausschließlich Namen, direkte E-Mail-Adresse, Handynummer, bevorzugte Sprache sowie Unterkunft und Aufenthaltszeitraum in ein internes Gästekontaktverzeichnis. Es dient der Betreuung des konkreten Aufenthalts, der Bearbeitung späterer Rückfragen und dem Erkennen wiederkehrender Gäste. Geburtsdatum, Ausweisnummer, Meldeanschrift, Regelbestätigungen und Zugangscodes werden nicht in dieses Kontaktverzeichnis übernommen. Kontakte werden technisch nach dem für die Unterkunft verantwortlichen Beherbergungsbetrieb getrennt. Grundlage ist während der Vertragsabwicklung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und danach unser berechtigtes Interesse an einer verlässlichen Gästebetreuung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Spätestens zwei Jahre nach dem zuletzt erfassten Aufenthalt wird die weitere Erforderlichkeit zur Löschung oder Einschränkung geprüft.

Das Gästekontaktverzeichnis erlaubt keinen automatischen Werbeversand. E-Mail-Werbung erfolgt nur nach einer gesonderten freiwilligen Einwilligung. Einwilligung und Widerruf werden getrennt und unveränderlich protokolliert; ein Widerruf wirkt für die Zukunft und kann über die oben genannte Kontaktadresse erklärt werden.

Für zuverlässige Bestätigungen speichern wir außerdem den Versandstatus. Vom Versanddienst angenommene E-Mails werden aus der gesonderten Versandwarteschlange entfernt. Bei unklarem Ausgang bleibt der ursprüngliche verschlüsselte Auftrag zur Klärung erhalten. Für diese offenen Versandaufträge sowie die technischen Link- und Versandnachweise besteht derzeit noch keine eigene automatisierte Löschfrist. Eine Löschung oder Einschränkung können Sie über die oben genannte Kontaktadresse anfragen.

Rechnungs-, Zahlungs- und City-Tax-Daten verarbeiten wir zur Vertragserfüllung und aufgrund steuer- und kommunalrechtlicher Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO. Rechnungs- und Buchungsbelege werden grundsätzlich acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres aufbewahrt, soweit keine längere gesetzliche oder verfahrensbedingte Frist gilt.

Beim Kauf oder Einlösen eines Gutscheins sowie bei der Anforderung eines Rabattcodes verarbeiten wir die eingegebenen Kontakt-, Empfänger- und Transaktionsdaten. Zweck sind Erstellung, Versand, Verwaltung und Einlösung des Gutscheins beziehungsweise die einmalige Zusendung des angeforderten Codes. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit eine weitergehende werbliche Kontaktaufnahme angeboten wird, erfolgt diese nur aufgrund einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Bei Kontakt per E-Mail oder WhatsApp gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen des jeweils gewählten Kommunikationsanbieters. Bitte übermitteln Sie keine Ausweis- oder Zahlungsdaten über unverschlüsselte Nachrichten.

Google Analytics wird erst geladen, nachdem Sie im Einwilligungsdialog ausdrücklich zugestimmt haben. Ohne Zustimmung wird kein Google-Analytics-Skript eingebunden. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dabei können Nutzungsdaten, Geräteinformationen, gekürzte IP-Adresse und eine pseudonyme Kennung verarbeitet werden. Eine Übermittlung an Google LLC in den USA kann nicht ausgeschlossen werden.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Ablehnung hat keinen Einfluss auf Buchung und Nutzung der Website.

Die oben genannten Speicherfristen gelten für die jeweiligen Arbeitsbestände. Zusätzlich werden täglich zugriffsbeschränkte Sicherungskopien erstellt und auf Wiederherstellbarkeit geprüft. Diese können bereits aus dem Arbeitsbestand gelöschte Daten bis zum Ablauf der Backup-Rotation noch enthalten. Im regulären täglichen Betrieb werden Sicherungen nach rund 31 Tagen entfernt. Sie dienen der Wiederherstellung nach einem Ausfall und nicht der laufenden Gästebearbeitung.

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter TLS-Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, verschlüsselte Check-in-Daten und abgesicherte Schnittstellen. Gesetzlich erforderliche und operative Datenbestände bleiben getrennt zu beurteilen.

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Zur Ausübung genügt eine Nachricht an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist insbesondere der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.